Eine einfache Suchfunktion und jederzeit in Sekundenschnelle verfügbar – die Umstellung auf digitale Belege bietet zahlreiche Vorteile.

Viele Unternehmen haben daher bereits mit der Digitalisierung ihrer Belege begonnen. Oft werden die Originalbelege allerdings neben der elektronischen Archivierung weiterhin zusätzlich in Papierform aufbewahrt. So sammeln sich auf den Archivflächen – trotz Digitalisierung – unzählige Belegordner. Das kostet Platz, den man häufig besser nutzen könnte. Durch das sogenannte „ersetzende Scannen“ wird erreicht, dass die eingescannten Belege zum Originalbeleg werden und die Papierbelege nicht länger aufbewahrt werden müssen.

Voraussetzung für das ersetzende Scannen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der die Arbeits- und Scanprozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung des Papierbeleges definiert und festgehalten werden. Darüber wird eine geeignete Archivierungssoftware mit einem revisionssicheren Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege benötigt.